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Newsletter vor Spamfiltern schützen - Tipps und Tricks

Wer effizient Newsletter an Kunden und Mitglieder verschicken möchte sollte seine Newsletter so gestalten, dass diese nicht in möglichen Spamfiltern und Scannern hängen bleiben. Jedoch sind heutige Spamfilter oft so komplex, so scharf eingestellt und undurchsichtig, dass viele seriöse E-Mails und Newsletter, auch Opt-in Newsletter, den eigentlichen Empfänger gar nicht mehr erreichen. Diese E-Mails bleiben dann in den Spamfiltern des Kunden hängen und der Erfolg des Newsletters nimmt dramatisch ab.

Verschicken Sie einen Newsletter an 20 000 Ihrer Mitglieder, wovon jedoch nur 10 000 dieser E-Mails beim Kunden ankommen hat sich der Erfolg Ihres Newsletters halbiert ohne das Sie davon überhaupt Kenntnis bekommen. Ziel sollte also sein eigene Newsletter so zu gestalten, dass diese von Spamfiltern nicht ausgefiltert werden.

Königsweg - Certified Senders Alliance

Der Königsweg beim Versenden von Newslettern, ist das Versenden von E-Mails über einen CSA (Certified Senders Alliance) zertifizierten Mailserver. Solch zertifizierte Server befinden sich auf einer Whitelist, welche dafür sorgt, dass Ihre E-Mails ohne Überprüfung durch Spamfilter beim Provider zum Empfänger weitergeleitet wird. Bereits eine Fülle von Providern haben sich dieser Alliance angeschlossen.

Doch leider ist es nicht einfach Partner der Vereinigung zu werden und als vertrauenswürdiger Partner anerkannt zu werden. Auch ist die Mitgliedschaft auch nicht umsonst. Wer also nicht Teil der CSA ist, der sollte sich die folgenden Tipps besonders zu Herzen nehmen.

Gestaltung von Newslettern anpassen

Viele Spamfilter bewerten immer noch besonders die Gestaltung und den Inhalt der E-Mail selbst, um Mails als möglichen Spam einzuschätzen. Daher ist es absolut entscheidend, Ihre Newsletter so zu Gestalten, dass Sie nicht den Eindruck einer Spammail vermitteln. Dazu gehören unter anderem:

• keine starken Änderungen von Schriftgrößen
• keine Großbuchstaben im Betreff
• keine Preise nennen
• Schlagwörter vermeiden wie gratis, kostenlos, Viagra etc.
• keine Fette, farbige Überschriften
• HTML-Code vermeiden

Absenderadresse sauber halten

Achten Sie besonders drauf niemals über ihre E-Mails/Newsletter auch nur eine einzige Spam-E-Mail an Kunden zu versenden. Im Idealfall arbeiten Sie hierbei nach einem Opt-In-Verfahren, bei dem Empfänger dem Erhalt des Newsletters explizit zustimmen müssen, indem Sie eine Authorisierungs-E-Mail bestätigen müssen. Denn werden Sie erst einmal von Spamfiltern, Blacklists, etc. als Spamversender eingestuft sind die Aussichten zum erfolgreichen Versenden von Newsletters sehr dunkel.

Zugleich achten Sie besonders darauf, dass Ihr Newsletter keinerlei Anlass zu Beschwerden gibt. Den Empfänger werden sich nicht nur bei Ihnen beschweren, sonst vielleicht auch beim Provider, der anschließend dafür sorgen könnte, dass Ihre Newsletter auf der Abschussliste steht.

Bounce-Management einsetzen

Halten Sie die Datenbank Ihrer Empfänger-Adressen aktuell. Setzen Sie Bounce-Management ein, um nicht mehr vorhandene oder aktuelle E-Mail-Adressen aus Ihren Listen zu nehmen. Denn hohe Rücklaufraten sind für Spamfilter und Service-Provider ein eindeutiges Indiz, dass es sich bei Ihrem Newsletter um Spam handelt. Es kann Ihnen also passieren, dass Ihr Newsletter nur auf Grund von nicht gepflegten Empfängerlisten als Spam eingestuft wird.

Regelmäßige Anschreiben der Empfänger

Beschwerden über Ihren Newsletter entstehen oft dadurch, dass Sie Ihren Newsletter zu selten und unregelmä0ig versenden. Haben Empfänger beispielsweise vor einem halben Jahr eingewilligt, von Ihnen Newsletter zu erhalten, werden diese sich oft nicht mehr daran erinnern, wenn Sie den ersten Newsletter von Ihnen erhalten. Versenden Sie daher regelmäßig und in mindestens alle zwei Monate einen Newsletter, um Beschwerde beim Provider und den entsprechenden Folgen zu vermeiden.

Absender und Adressat - Reply-to, undisclosed recipients

Achten Sie beim Versand darauf, dass die Reply-To-Adresse mit der From-Adresse übereinstimmt. Natürlich sollte die Reply-to-Adresse auch eine korrekte Mailadresse sein, die ggf. vom Empfänger angeschrieben werden kann. Auch sollte sich im Feld für den Adressaten nicht "undisclosed recipients" befinden, sondern die korrekte Adresse des Empfängers.

Nutzen Sie vertrauenswürdige Mailserver

Bei der Einschätzung von E-Mails wird immer auch die Vertrauenswürdigkeit Ihres Mailservers berücksichtigt. Das bedeutet, ist die IP-Adresse des Servers über den Sie Ihren Newsletter verschicken, bereits auffällig geworden, so stehen auch die Chancen für den Versand Ihrer Mails nicht besonders gut. Im Gegenzug können Sie Ihre Chancen dadurch erhöhen, indem Sie Ihren Newsletter über einen angesehenen Provider versenden, der vielleicht sogar schon auf einer White-List steht.

Wichtig ist dabei, dass der entsprechende Mailserver aktuelle Sicherheitsupdates besitzt und es dadurch keine möglichen Sicherheitslücken gibt. Der Mailserver sollte die E-Mails nach der technischen Norm RFC 2822 verschicken. Achten Sie auch darauf, dass sich der Server in Deutschland befindet und eine feste IP-Adresse besitzt.

Bequeme Abbestellung ermöglichen

Ermöglichen Sie es Ihren Empfänger Ihren Newsletters möglichst bequem abzubestellen. Dadurch sinkt die Anzahl der Beschwerden über Ihren Newsletter beim Provider und Sie verhindern, dass der Provider Ihren Newsletter als Spamversand einstuft. Dazu gehört auch dem User zu ermöglichen sich aus dem Newsletter auszutragen, wenn er z.B. seine Mailadresse an eine andere Mailadresse weiterleitet. Als letzten Schritt sollte auch das manuelle Abbestellen von Newslettern ermöglicht werden, bei dem der Empfänger einfach in Textform auf Ihren Newsletter antwortet.

Testen Sie Ihren Newsletter - Links & Tools

Im Netz stehen einige hilfreiche Tools zur Verfügung, die dazu genutzt werden können, ob Ihr Newsletter Gefahr läuft als Spam eingestuft zu werden. Dazu gehören:

• Certified Senders Alliance - CSA
• senderbase.org - Übersicht über Spamaufkommen, Spam-IP-Adressen, Reputation Look Up

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