Effizientes Zeitmanagement: Tools und Tricks, wie Sie mit weniger Aufwand mehr aus Ihrer Zeit herausholen

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In vier Schritten zur effektiven Zeitplanung

Mit Kalendern, Notizbüchern und Projektmanagement-Software lässt sich die Arbeitszeitplanung einfach umsetzen. All diese Tools sind jedoch nur so gut wie die Planung, die ihrem Einsatz vorausgeht. Diese lässt sich in vier Schritte unterteilen:

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Im Folgenden finden Sie Tipps und Tricks, wie Sie in den einzelnen Schritten optimal vorgehen. Haben Sie Ihre Zeitplanung erstellt, benötigen Sie noch eine weitere Tugend: Flexibilität. Erlernen Sie einen spielerischen Umgang mit Ihrem Zeitplan, der eine ordnende Struktur bereitstellen, aber keinesfalls ein einengendes Korsett sein soll.

1. Ziele definieren

Im ersten Schritt definieren Sie Ihre Ziele und erstellen eine Liste mit sämtlichen anstehenden Aufgaben und geplanten Aktivitäten, z.B. „Entwurf für Seitennavigation für Kunden xy“, „Besprechung mit Kunden“, „Telefonat mit Programmierer“, „Schreiben an Krankenkasse“ etc. Jede Aktivität wird daraufhin geprüft, ob sie dem Erreichen des gesetzten Ziels dienlich ist, bevor sie auf die Liste gesetzt wird.

Der beste Zeitpunkt für die Erstellung dieser Liste ist am Ende eines Arbeitstages, sodass Sie am nächsten Tag, wenn Sie sich frisch an den Schreibtisch setzen, sofort loslegen können. Der zweitbeste Zeitpunkt ist der Beginn des Arbeitstages. Die To-Do-Liste wird jeden Tag neu erstellt, und was am Vortag nicht erledigt werden konnte, wird in die nächste Liste übernommen.

Die To-Do-Liste wird auf jeden Fall schriftlich angefertigt. Das hat zweierlei Effekt: Man bekommt einen Überblick und dieser erzeugt das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben, statt ihnen ausgeliefert zu sein. Man wird Herr über die eigene Zeit.

Besteht die Gefahr, dass die Aufgabenliste zu lang – und damit unbrauchbar - wird, setzt man sich ein Limit von drei umfangreicheren oder sieben kürzeren Aufgaben, die aufgenommen werden. Im Prinzip befindet man sich damit schon beim zweiten Schritt, der Priorisierung.

2. Prioritäten setzen

Die richtigen Prioritäten zu erkennen entscheidet über Wohl oder Wehe eines Projekts bzw. eines gelungenen Arbeitstags. Besonders für Menschen, die sich gerne in Details verzetteln, ist dieser Schritt von größtem Wert. Wer z.B. ständig viel Zeit dafür aufwendet, das Design seiner Webseite zu verbessern, während er das Marketing vernachlässigt, sollte sich unbedingt einem Prioritätencheck unterziehen.

Für die Priorisierung von Aufgaben gibt es ebenso nützliche wie einfache Techniken. Denn bei der Priorisierung müssen Wichtigkeit, Dringlichkeit, Zeitaufwand und Nutzen gegeneinander abgewogen werden. Im Folgenden werden zwei einfache Techniken vorgestellt, mit denen Sie Prioritäten setzen können:

Die Pareto-Analyse

Diese Analyse basiert auf einem statistischen Phänomen, dem sogenannten Paretoprinzip, dem zufolge viele Aufgaben sich zu 80% mit einem Einsatz von 20% der Mittel erledigen lassen und für die restlichen 20% dann 80% der Mittel aufgewendet werden müssen. Hier wird also dem Aufwand für eine Aufgabe der damit erzielte Nutzen gegenübergestellt.

Wie lässt sich dieses Prinzip auf unsere To-Do-Liste anwenden?

Das geht ganz einfach: Sie weisen jeder Aufgabe eine Zahl auf der Skala 1-10 zu, die den Aufwand zu ihrer Erledigung bewertet (1= sehr gering, 10=sehr hoch). Anschließend bewerten Sie den durch diese Aufgabe erzielten Nutzen – stets natürlich im Hinblick auf Ihr übergeordnetes Ziel (1=sehr gering, 10=sehr hoch). Anschließend teilen Sie den Nutzen durch den Aufwand.

Beispiel:

  • Aufgabe 1: Angebot für Auftragsanfrage schreiben
    Aufwand = 5, Nutzen = 7. Priorität: 1,4
  • Aufgabe 2: Letzte Korrekturen vor Projektabschluss durchführen
    Aufwand: 3, Nutzen = 9. Priorität: 3
  • Aufgabe 3: Pflege der Facebook-Seite für Kundenbindung
    Aufwand: 3, Nutzen = 2. Priorität: 0,66

Auf diese Weise ergibt sich die Prioritätenliste Aufgabe 2, Aufgabe 1, Aufgabe 3

Dieses Verfahren hat dann Schwächen, wenn man den „Nutzen“ tatsächlich nur in Hinsicht auf Produktivität ansetzt. Lässt man hier jedoch auch ideelle Ziele - z.B. Kundenbindung durch das Schreiben von Weihnachtskarten – sowie eine zeitliche Komponente wie Fertigstellungstermine mit einfließen, erhält man eine höchst nutzbringende Prioritätenliste.

Der Eisenhower-Quadrant

Eine zweite, ebenso einfache und nützliche Technik zur Ermittlung einer Prioritätenliste ist der Eisenhower-Quadrant.

Dieser bewertet eine Aufgabe nach zwei Aspekten: der Wichtigkeit und der Dringlichkeit. Das ergibt vier Kombinationsmöglichkeiten, für die unterschiedliche Bearbeitungsregeln gelten:

dringend

nicht dringend

wichtig

Quadrant I:
sofort selbst erledigen

Quadrant II:

terminieren und persönlich erledigen

nicht wichtig

Quadrant III:

delegieren

Quadrant IV:
Aufgabe streichen

Ordnet man jede seiner Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste einem dieser Quadranten zu, ergibt sich eine Möglichkeit, seine Aufgaben zu priorisieren.

Befinden sich in einem Feld mehrere Aufgaben, können Sie auf diese wiederum das Pareto-Prinzip anwenden und zu einer hierarchischen Aufgabenliste gelangen.

3. Zeitaufwand veranschlagen

Zeit ist Geld, heißt es. Und dann gibt es wieder Zeiten, die sind so kostbar, dass es keinen Preis dafür gibt – die Zeit, über die wir frei verfügen können. Um möglichst viel Freizeit zu haben, müssen wir den Zeitaufwand für unsere Arbeitsaufträge so realistisch wie möglich einschätzen. Dazu ist etwas Erfahrung nötig, aber die gewinnt man gerade dadurch, dass man über seine Arbeitszeiten eine festgelegte Zeitlang konstant Buch führt – auch wenn einem das widerstrebt. Schließlich sind wir doch Freiberufler, oder nicht?

Also gut, legen wir los: Für jede Aufgabe wird eine Bearbeitungsdauer und ein Zeitlimit mit Uhrzeit veranschlagt. Zu einer realistischen Zeitplanung gehört die Berücksichtigung von Pufferzeiten: In der Regel werden 60% der Zeit für die Ausführung der Aufgabe selbst, 40% für Kommunikation, Recherchen, unvorhergesehene technische Probleme etc. aufgewendet. Außerdem gehören zur Zeitplanung: Pausen und Bewegung. Sie bringen die Leistungskurve wieder in Schwung und stellen neue Kraft für konzentrierte Arbeitsphasen bereit.

Die Supereffizienz-Methode

Jetzt wissen wir, was wir tun müssen und wie lange wir dafür brauchen dürfen. Supereffektive Menschen überlegen sich nun genau, welches das richtige Zeitfenster für welche Aufgabe ist: Anspruchsvolle Aufgaben werden in Zeiten hoher Leistungsfähigkeit – bei den meisten ist das vormittags zwischen 10 und 12 Uhr und nachmittags zwischen 16 und 18 Uhr –, Routinearbeiten in Phasen geringerer Leistungsfähigkeit gelegt. Wer seine Leistungskurve über mehrere Tage hinweg in 15-Minuten-Einheiten analysiert, kann anschließend seinen Tag so strukturieren, dass er mit demselben Zeitaufwand eine um das Mehrfache gesteigerte Effizienz erzielt – ganz ohne Mehrarbeit.

4. Den Zeitaufwand kontrollieren.

Bei der Projektkontrolle kommen nun die hilfreichen Tools ins Spiel.

Im Prinzip benötigt man nur drei, mit denen man auch komplexere Aufgaben und kleine Teams managen kann: eine Uhr bzw. ein Zeiterfassungssystem, Excel oder ein vergleichbares Programm und einen Kalender.

Festhalten der aufgewendeten Arbeitszeit

Natürlich braucht man eine Uhr, um zu messen, wie viel Zeit man für eine Aufgabe aufwendet. Die Zeiten werden in einer Tabelle notiert. Das kann von Hand geschehen, praktischer und zuverlässiger ist aber geeignete Software. Für Freiberufler und kleine Unternehmen bzw. Teams eignen sich kostengünstige Zeiterfassungssysteme als Web-Anwendung, die von jedem Desktop oder Smartphone aus zugänglich sind. Arbeitszeiten werden aufgaben- oder projektspezifisch mittels einer im Hintergrund laufenden Stoppuhr erfasst (manche Systeme fragen bei Abwesenheit vom PC sogar nach, ob diese Zeit als Arbeitszeit zu werten ist). Übersichtsdiagramme sorgen für einfache Zeit- und Kostenkontrolle und Stundenzettel für die Abrechnung werden ganz einfach auf Knopfdruck erstellt.

Entspricht der Zeitaufwand der Planung?

Das lässt sich ganz einfach mit einer Tabelle in Excel, Word oder vergleichbaren Open-Source-Programmen, z.B. OpenOffice herausfinden: In der linken Spalte notiert man die Soll-Zeit, in die rechten den tatsächlichen Zeitaufwand, die Ist-Zeit. Ergebn sich signifikante Abweichungen, werden diese mit ein paar Stichworten begründet. Die Analyse der Abweichungen fließt in die zukünftige Zeit- und Projektplanung ein und ermöglicht idealerweise eine verbesserte Abschätzung des Arbeitszeitaufwands für vergleichbare Aufgaben.

Excel lässt sich auch nutzen, um bei komplexeren Aufträgen Zeitleisten für verschiedene Aufgaben und/oder Teammitglieder anzulegen. Zwischenergebnisse und Meilensteine werden mit dem dritten für die Zeitplanung benötigten Tool verknüpft: dem Kalender – z.B. Outlook oder jedem anderen Programm, das über Erinnerungsfunktionen verfügt. Erst in diesem Stadium der Planung legen wir unser Schicksal in die Hand unseres Kalenders und lassen uns von ihm an die Hand nehmen – mit dem angenehmen Gefühl, Herr unserer Zeit zu sein.


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