Unternehmertum: Buchhaltung auslagern oder selbst machen?, Version 1

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Die Führung eines Unternehmens erfordert eine strukturierte Organisation und Steuerung diverser Aufgabenfelder. Dazu gehört auch das Thema Buchhaltung, das frühzeitig einer koordinierten Struktur bedarf. Denn eine ordnungsgemäße Buchhaltung gehört zu den Grundfesten der Unternehmensführung. Hier stehen Gründer vor der entscheidenden Frage, diese intern oder extern durchzuführen.

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https://pixabay.com/de/photos/buchhalter-buchhaltung-admin-allein-4008603/Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist für Unternehmen ein Muss. Bildquelle: rawpixel / PixabayTitle: Buchhaltung

Wer ein Unternehmen führt oder plant ein Unternehmen zu gründen, muss über alle Ausgaben und Einnahmen akribisch Buch führen, um diesbezüglich stets Auskunft geben zu können. Das Gesetz verpflichtet Selbstständige zu diesem Schritt der Transparenz. Ganz unabhängig von der Höhe der Einnahmen und der Größe des jeweiligen Unternehmens.

Diese gesetzliche Pflicht fußt insbesondere auf der Besteuerung des Einkommens. Abseits der Verordnung der Obrigkeit ist die Buchführung für Unternehmen ein essenzieller Bestandteil, um den Überblick über die hauseigenen Finanzen und Geschäftsabwicklungen zu behalten. Planungen bezüglich Investitionen und Liquidität reihen sich in den Mehrwert einer gründlichen Buchhaltung ein. Nur wer in der Selbstständigkeit die eigene finanzielle Situation genau kennt, kann fundierte Entscheidungen treffen, die über die Zukunft des Unternehmens entscheiden.

Intern oder extern: Qual der Wahl

Im Idealfall sollten Unternehmen bereits vor der Gründung im Sinn haben, wie das Thema Buchhaltung geregelt werden soll. Eine Justierung innerhalb ablaufender Geschäftsprozesse gestaltet sich schwierig, da Abläufe beeinträchtigt werden können.

Wichtig ist, dass die eigenen Bücher immer auf dem neuesten Stand sind. Belege, die Einnahmen und Ausgaben dokumentieren, dürften unter keinen Umständen abhandenkommen. Grobe Fehler können unter Umständen fatale Folgen haben und im schlimmsten Fall eine Freiheitsstrafe wegen Steuerhinterziehung nach sich ziehen. Daher sollte ein Unternehmen niemals den Überblick über die Buchhaltung verlieren.

Aufgrund der Bedeutung der Buchhaltung müssen sich Selbstständige mit der Frage beschäftigten, ob die Bücher selbst geführt werden oder diese Tätigkeit besser Experten überlassen werden soll.

Buchhaltung selbst durchführen

Eine externe Handhabung der Buchhaltung kostet Unternehmen natürlich Geld. Daher bevorzugen insbesondere Start-ups aus finanziellen Gründen die selbständige Führung der Bücher. Trotz anfänglich geringfügigen Umfangs ist der Mehraufwand dabei nicht zu unterschätzen. Für junge Unternehmen rentiert sich diese Lösung aber oftmals aus finanzieller Sicht.

Ein weiterer Punkt, der für die interne Handhabung der Bücher spricht, ist der stetige gewährleistete Überblick der Finanzen. Das blinde Verlassen auf einen externen Spezialisten fällt weg und es kann durch Know-how in diesem Bereich angehäuft werden.

Um die komplexe Arbeit zu erleichtern und nicht direkt überfordert zu sein, haben Unternehmen die Möglichkeit, auf spezielle Software zurückzugreifen. Diese unterstützende Maßnahme eröffnet das schnelle, einfache und effiziente Führen der Bücher. Dadurch liegen die internen Daten und Informationen des Unternehmens in der eigenen Hand und werden nicht zum potenziellen Missbrauch offengelegt. Darüber hinaus kommt der zeitliche Faktor dazu, da nicht gewartet werden muss, bis das Dienstleistungsunternehmen die Auswertungen zukommen lässt.

Durch die digitale Revolution hat auch die Buchhaltung an technologischer Entwicklung zugenommen. Die deutsche Online-Software sevDesk oder vergleichbare cloudbasierte Ansätze sind mögliche Online-Lösungen. Gerade für Existenzgründer, Kleinunternehmer oder Freiberufler sind diese Angebote empfehlenswert. Die Kosten sind überschaubar und ein Zugriff ist jederzeit von sämtlichen Endgeräten möglich.

Die gesamten Daten werden automatisch in die Cloud eingelagert und dort gespeichert. Da Datenschutz heutzutage einer immensen Bedeutung zukommt, sollten ausnahmslos Programme von zertifizierten Anbietern genutzt werden.

Outsourcing bringt Flexibilität

Die Buchhaltung ist kein Kind von Traurigkeit und fordert einen hohen Aufwand von Unternehmen. Nicht jeder hat die Fähigkeiten oder die verfügbare Arbeitszeit, die eine korrekte Finanzbuchhalt einfordert. Speziell in der Startphase gleicht die unternehmerische Struktur noch einem Brachland und Selbstständige kämpfen an mehreren Fronten gleichzeitig.

Einige Firmen verfolgen den Ansatz, die Buchhaltung in die Verantwortung eines intern besetzten Buchhalters zu legen. Allerdings kostet die Bewerbersuche viele Ressourcen. Das ist keine brandneue Erkenntnis und doch wird das volle Ausmaß oftmals unterschätzt. Das Verfassen und Platzieren der Anzeige, das Auswahlverfahren, die Interviewtermine sowie die Einarbeitung kosten Selbstständige konstant Zeit und Geld.

Hinzu kommt, dass die Nachfrage nach erfahrenen Buchhaltern groß ist und sich dieser Umstand dementsprechend auf das Gehalt auswirkt. Selbst eine Neusteinstellung in Teilzeit schluckt viel Geld und entzieht eventuell die nötigen Ressourcen aus anderen Bereichen.

Daher bieten sich externe Dienstleister für die Finanzbuchhaltung an. Unternehmen sparen Ressourcen für das Bewerbungsverfahren, die Lohnnebenkosten und Software-Lizenzen, die in eine neue Stelle investiert werden müssten. Die transparente Budgetierung ermöglicht zudem die volle Kontrolle über die Buchhaltung, da der Dienstleister nur die erbrachte Leistung bezahlt bekommt.